SharePoint vs. Opendesk – Welches System eignet sich besser für KMU?
Die Digitalisierung interner Arbeitsprozesse ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein zentraler Erfolgsfaktor. Besonders wichtig ist dabei die Frage, welche Plattform für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Wissensorganisation eingesetzt werden soll. Zwei Lösungen, die häufig miteinander verglichen werden, sind Microsoft SharePoint und Opendesk. Beide verfolgen unterschiedliche Ansätze – und genau das macht die Wahl nicht trivial.
Im folgenden Beitrag stellen wir die Systeme gegenüber und beleuchten aus KMU-Perspektive ihre Stärken, Schwächen und Einsatzszenarien.
1. Grundidee und Funktionsumfang
SharePoint
SharePoint ist ein umfassendes Plattform-Ökosystem von Microsoft für Dokumentenmanagement, Intranet-Portale, Collaboration Workflows und Prozessautomatisierung. Es integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und bietet große Flexibilität durch Anpassungen, Automatisierungen und Erweiterungen.
Kernthemen:
- Dokumentenbibliotheken mit Versionierung
- Workflows und Automatisierung (Power Automate)
- Team- und Kommunikationswebsites
- Starke Integration mit Office und Teams
- Rollen- und Rechtemanagement auf Unternehmensniveau
Opendesk
Opendesk ist ein Open-Source-basiertes, fokussiertes DMS und Knowledge-Management-System, das besonders auf übersichtliche Dokumentablagen, einfache Bedienbarkeit und Transparenz setzt. Es bietet einen schlanken Funktionsumfang ohne komplexe Anpassungslogik, was Implementierung und Nutzung erleichtert.
Kernthemen:
- Strukturierte Dokumentenablage
- Metadaten- und Schlagwortverwaltung
- Versionskontrolle
- Übersichtliches Knowledge-Management
- Offenes System mit Erweiterungsmöglichkeiten
2. Benutzerfreundlichkeit und Einführung
SharePoint
SharePoint kann sehr mächtig sein – und genau das erhöht den Einführungsaufwand. Viele KMU benötigen externe Unterstützung, um Strukturen, Berechtigungen und Workflows sinnvoll aufzusetzen. Die Benutzeroberfläche ist modern, aber je nach Konfiguration komplex.
Vorteil: Hohe Flexibilität
Nachteil: Einarbeitung und Initialprojekt oft aufwendiger
Opendesk
Opendesk setzt klar auf Simplicity: Die Oberfläche ist übersichtlich und die Einrichtung deutlich weniger anspruchsvoll. Teams kommen ohne Schulungsaufwand schneller ins Arbeiten.
Vorteil: Schnell implementierbar, geringe Einstiegshürde
Nachteil: Weniger komplexe Automatisierungsmöglichkeiten
3. Integration in bestehende Systeme
SharePoint
Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist SharePoint nahezu ideal. Dateien aus Outlook, Teams oder Office lassen sich ohne Medienbrüche verwalten.
Opendesk
Opendesk ist systemoffen, aber nicht so umfangreich integriert wie SharePoint im Microsoft-Ökosystem. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die datensouverän, unabhängig und flexibel bleiben möchten.
4. Kosten und Lizenzmodell
SharePoint
SharePoint Online ist in vielen Microsoft-365-Paketen enthalten. Die Kosten ergeben sich somit durch M365-Lizenzen und ggf. externe Beratung bei der Implementierung.
Opendesk
Opendesk ist Open Source. Die Nutzung ist kostenfrei, es entstehen lediglich Aufwände für Hosting, Support oder optionale Dienstleister. Dadurch kann Opendesk für KMU mit begrenztem Budget besonders attraktiv sein.
5. Sicherheit und Compliance
SharePoint
Microsoft bietet höchste Sicherheitsstandards inklusive Zertifizierungen, Compliance-Funktionen, Datenverschlüsselung und globalen Rechenzentren. Besonders für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen ist SharePoint sehr gut geeignet.
Opendesk
Als Self-Hosted-Variante liegt die Verantwortung für Datenschutz und Sicherheit beim Unternehmen selbst oder beim Hostingpartner. Das bietet maximale Kontrolle, erfordert aber intern Know-how oder einen verlässlichen Dienstleister.
6. Für wen eignet sich welche Lösung?
SharePoint eignet sich besonders für KMU, die…
- bereits Microsoft 365 nutzen
- ein umfassendes Collaboration-Ökosystem aufbauen wollen
- komplexe Workflows oder automatisierte Prozesse benötigen
- hohe Compliance-Anforderungen haben
Opendesk ist ideal für KMU, die…
- eine schlanke, intuitive DMS-Lösung suchen
- Open Source bevorzugen
- volle Datenhoheit behalten möchten
- geringe Implementierungskosten und schnellen Start wünschen
7. Fazit
SharePoint und Opendesk bedienen unterschiedliche Zielgruppen und Anforderungen.
SharePoint punktet durch Funktionsvielfalt, Integrationsstärke und Enterprise-Features, eignet sich aber eher für KMU, die bereit sind, in Einrichtung und Schulung zu investieren.
Opendesk überzeugt durch Einfachheit, Kostenkontrolle und Unabhängigkeit, ist aber weniger mächtig im Bereich Prozessautomatisierung und Vernetzung.
Für KMU gilt daher:
Wer ein Ökosystem sucht, greift zu SharePoint.
Wer ein fokussiertes, leichtgewichtiges DMS möchte, ist mit Opendesk bestens beraten.